近日,由中共中央办公厅秘书局主管的《秘书工作》推出题为《全面推进党政网上协同办公》文章,该文从功能模块、推广应用、使用效果等角度,全方位介绍了湖南省常德市党政协同办公平台的开发、使用和推广情况,向全国推荐了常德在智慧办公领域取得的成绩和经验。

与此同时,“智慧办公-常德市党政协同办公平台封盘仪式”也在湖南省常德市圆满落幕。封盘仪式由北京金山办公软件股份有限公司(以下简称“金山办公”)和中国电信集团系统集成有限公司湖南分公司(以下简称“湖南电信”)联合主办。常德市市委办、市人大办、市政府办、市政协办、市财政局、市行政审批局、市审计局、市教育局、市商务局各级单位领导、常德市党政协同办公平台各级用户代表及技术人员等近百人到场参加。

常德市委办相关负责人表示:“党政协同办公平台的正式封盘,标志着前期的建设、推广和使用工作已取得阶段性成效,提升常德政务效率的智慧办公‘高速网’已全面建成,常德办公系统从传统走向现代的大门被全面开启。”金山办公、湖南电信表示,将携手助力常德市打造国家级智慧办公标杆。

值得一提的是,WPS文档整体解决方案满足了公文在所有流转环节中的预览、编辑以及转版的需求,解决了移动OA端文件无法在线编辑的问题,通过应用认证、通信加密、传输加密等,确保文档在产生、协同、分享的过程中,及和其他应用系统通信过程中的安全,打造了一个安全无忧的移动办公场所。

智慧办公——一张提升常德政务效率的“高速网”

没有成摞的纸张,不需面对面地送达,只需在电脑或手机上按下发送键,一份文件就能根据设定好的流程和权限,抵达审签人处,省时、省力、省成本,还十分安全。这个被称为常德市党政协同办公平台(以下简称协同办公平台)的智慧办公软件,于2018年5月启动研发,2020年1月正式上线。目前正被市县乡村四级3600多家单位共同使用,这也意味着,常德传统的纸质化、面对面的办公方式正悄然发生着改变,向着数字化、网络化、智能化方向飞速发展。

这是一个横向覆盖党政军群机关、纵向涵盖市县乡村四级的线上协同办公平台。通过统一领导、统一推进、统一协作,助力一线政务“网上办”“掌上办”,打造“纵向到村、横向到边,全市一张网、上下左右互联互通”的线上工作格局,促进党政机关公务办理信息化,降低行政成本,提高工作效能,实现智慧高效绿色移动办公。

协同办公平台投入运行后,市委办、市人大办、市政府办、市政协办作为全市首批使用单位,充分发挥示范作用,引领带动全市各级各单位广泛使用,市财政局、市行政审批局全力支持、积极配合。截至目前,全市协同办公平台用户4万多人,日均处理公务上万次,公文处理、党政领导干部外出(请假)、督促检查、全市性会议、重大事项请示报告、固定资产使用管理、干部职工考勤管理、领导工作日志、公务接待等业务全部实现在线办理,一张提升政务效率的“高速网”正不断织牢织密。

管好“人、钱、事”大幅提升办公质效

近日,记者驱车两个半小时前往桃源县牛车河镇采访协同办公平台使用情况。2020年以来,该镇充分利用协同办公平台办文办会办事,大力推行线上办公模式,已使用公文管理、党政领导干部外出(请假)、内部发文、公务接待、考勤管理、通知公告、干部信息管理等10多个乡镇(街道)层面的功能模块,基本实现了公务全流程线上办理。

谈到协同办公平台的使用情况,牛车河镇党政办主任孙思告诉记者:“协同办公平台使用前,光办理的纸质文件就可以堆放半个办公室,还要定期组织工作人员对办理完毕的文件清理归档,费时费力不说还易出错。现在所有文件通过手机一键送达、审签、分发、归档,效率提升了不说,程序更加规范。尤其是可以随时在线查阅文件,既省时又省力。”

牛车河镇党委书记谢成刚说,他每天都会通过协同办公平台实时了解辖区干部职工的工作状态和动向,查看外出(请假)干部职工是否严格履行事前审批程序,相比以前人工统计不及时、不客观、不细致等弊端,利用协同办公平台线上办理更加及时、客观、细致、真实、直观。镇纪委充分利用协同办公平台加强对干部职工的监督管理,把纪律检查与考勤打卡数据挂钩,每月线上公示考勤打卡情况,对多次出现缺勤的干部进行提醒谈话并要求说明去向,真正做到全过程、全方位、全时段监督,规范了干部职工行为,增强了干部职工的制度意识、纪律意识和规矩意识。

同样属于偏远乡镇的石门县三圣乡积极利用协同办公平台办理公务,通过公文管理功能模块在加快文件资料的办理、流转等方面下功夫,让数据多跑路、让干部少跑腿,大大提高了工作效率。

“以前开车去县里拿文件或找领导审批文件来回要两个多小时,加上乡里大大小小的事情都需要到我这里收集、汇总,再经过几轮与领导的面对面审签,整个流程走完,快则一天,慢则一个星期。”三圣乡党政办主任刘慈裔坦言,如今通过协同办公平台,三圣乡实现了收发文全流程线上办理,减少了纸质文件登记、上签、传阅、催办等办理程序。1月至7月,三圣乡利用协同办公平台接收各级来文近800件,通过协同办公平台与全县各乡镇和县直部门均实现了互联互通、安全可靠的线上传阅文件,提高了信息资源的共享程度。

协同办公平台的使用不仅管住了人和事,也管住了钱。市审计局、市商务局、市教育局等多个市直单位办公室负责人介绍,单位相继安装部署并使用了考勤管理、公务用车、公务接待、加班用餐、出差请假等功能模块,在方便工作人员时,也为办公室日常管理带来便利。

据统计,协同办公平台上线后,全市办文办会办事效率均提升50%以上。特别是创新推进“无接触”办公、“不见面”服务,在新冠肺炎疫情防控中发挥了重大作用,实现了运转效率和运转安全双保障。全市各级各单位普遍反映,利用协同办公平台处理公务,能节省大量人力物力财力,单位行政成本明显降低。

顺应时代需要协同办公平台独具特色

“为什么要推动协同办公平台的建设和使用?协同办公平台能带给我们什么?”

谈到建设协同办公平台的必要性,市委办负责人认为,没有信息化就没有现代化,探索创新数字化、网络化、智能化的办公平台是大势所趋、势在必行,是智慧常德建设的重要内容,是贯彻落实“三高四新”战略、加快建设现代化新常德的有力举措。

“与以往的OA办公系统相比,协同办公平台的覆盖面更广,横向联通党政军群机关,纵向连接市县乡村,真正在全市范围形成了一张智慧政务的高速网络。”市委办工作人员向记者介绍道。

据了解,协同办公平台公文管理功能模块不仅能够收发文,还具备台账管理、统计报表、收文反馈、公文分类管理等功能,实现收发文自动统计、科学分类、精准分析。此外,即将上线使用的档案单套制功能模块,还能对线上办结的公文实现“一键归档”,改变以往必须打印纸质文件并扫描为电子文件归档的传统档案管理模式,既有利于随时线上查阅文件,又极大减少了行政成本和工作量。

不仅如此,协同办公平台还根据单位的管理需要,研发了“市级层面通用、单位内部使用”两个层面共40多个功能模块,其中“市级层面通用”包括公文管理、会议管理、智慧督查、紧急通知、党政领导干部外出(请假)、通讯录等功能模块,要求各级各单位必须安装使用;“单位内部使用”包括呈批件(含经费请示、出差请假、公务用车、公务接待、加班用餐、资产处置等13个功能模块)和通知公告、考勤管理、干部信息、我的传阅等功能模块,各单位可根据需要自行选择安装使用,上述功能模块基本能够满足党政机关和企事业单位日常办公与管理需要。

“手机端、电脑端都可以使用,随时随地办公,不受空间局限,办公效率提升非常明显。”市委办一名工作人员一边演示一边向记者介绍。只见他在电脑上双击鼠标,就能在屏幕上清晰看见所有功能模块链接,点击进入考勤管理功能模块,当日迟到、请假、因公外出人员数量和身份信息立即显示出来。目前,市委办已使用了所有功能模块,办文办会办事日常工作均实现全流程全周期线上办理,协同办公平台的功能优势充分体现了出来。

在采访中,记者听到最多的是反映协同办公平台投入使用后,办事更加规矩了。比如经费请示、公务用车、公务接待、加班用餐、资产购置等,均做到了“先申请、后审批、再使用”。利用协同办公平台处理公务实现全程留痕可查,有利于打造阳光、公开、透明的政务办公环境,从客观上进一步树牢了广大干部职工的规矩意识、制度意识。

虽然协同办公平台模块较多、功能强大,覆盖了党政机关和企事业单位公务办理各方面全过程,但建设成本和安装实施费用较低。市委办工作人员介绍,协同办公平台建设费用由市级整体统筹负责,建成后,所有市直单位均不需要支付安装实施费用;区县(市)“四大家”仅各需支付安装实施费用3万元,市直“六区”各2万元;区县(市)直单位安装实施费用为每家8000元,市直“六区”直属单位安装实施费用仅为每家4000元。

推进平台广泛使用努力创造常德品牌

建平台的目的是为了用。市委书记杨懿文曾对协同办公平台推广使用工作作出批示:“继续坚持,不断完善,创造常德品牌。”

市委常委、市委秘书长、市协同办公平台建设推广使用工作领导小组组长罗先东多次调度,要求全市党办系统要多措并举、多管齐下,全面推进使用。以领导带动抓示范,坚持市级领导干部以上率下,带头使用,充分发挥“关键少数”表率作用;以培训促动抓推广,通过市委党校主体班专题培训、区县(市)委理论学习中心组集中学习,开展培训、宣传、推介,确保领导干部熟悉、了解、认同和使用;以行政推动抓落实,要求各级各单位充分利用协同办公平台处理文件、传输资料,除涉密和中央文件外,其他文件一律通过协同办公平台实行线上办理。推动协同办公平台应用更好地落到实处,全市广大干部职工利用协同办公平台处理公务成为新常态。

仅2021年1月至7月,全市各级各单位利用协同办公平台处理公务762078次,其中收文551043件、发文24780件,录入干部职工信息49415条,干部职工考勤打卡104919次,办理领导干部外出(请假)3517次,发布通知公告4173期,办理出差请假6541次。

协同办公平台投入运行后,全市总体使用满意率达到95%以上。省委办公厅领导在全省党委秘书长会议等相关会议上多次对常德协同办公平台给予充分肯定,并在全省推介,省内先后有益阳市、岳阳市、怀化市、郴州市等市来常学习交流。省委办公厅2020年度党办系统统筹联动评价通报中对我市协同办公平台建设和使用工作予以表扬并指出,常德市委办公室建设集成办文、办会、办事等相关业务的党政协同办公平台,覆盖党政军群、市县乡村,办公效率大幅提升,行政成本显著下降。

虽然当前协同办公平台总体使用情况较好,取得了显著成效,但极少数单位还存在重视不够、推进不力、使用不当等问题。采访中,市委办相关负责人告诉记者,协同办公平台能否顺利推广使用,关键在单位“一把手”示范带头作用发挥得好不好,只有通过由上而下的广泛应用,才能促进协同办公平台在沅澧大地茁壮成长。这位负责人还表示,后段他们将进一步完善协同办公平台功能,尽快完成档案单套制功能模块研发,实现党政机关公务线上办理全覆盖。同时根据各级各单位反馈的意见建议,科学分析、合理采纳,进一步优化完善现有功能模块,推动功能更新升级、使用更加方便。总而言之,协同办公平台将在使用推广过程中,不断更新完善,最终创造智慧办公领域的常德品牌。